L’integrazione tra e-commerce ed ERP: soluzioni e vantaggi

L’integrazione tra ERP (Enterprise Resource Planning ) e la piattaforma ecommerce è necessaria per una gestione ottimizzata di tutti i canali di vendita aziendali. La vendita online dei prodotti/servizi di un’azienda in un modello di business B2B o B2C richiede una perfetta sincronia delle informazioni e dei dati all’interno del sistema informativo aziendale.

L’ERP è in grado di integrare tutti i processi di business rilevanti di un’azienda:

• Contabilità
• Controllo di gestione
• Gestione del personale
• Gestione degli acquisti
• Gestione dei magazzini (WMS)
• Pianificazione del fabbisogno dei materiali
• Gestione della produzione
• Gestione progetti
• Gestione delle vendite
• Gestione della distribuzione
• Gestione della manutenzione impianti
• Gestione degli Asset

Il canale di vendita online soprattutto B2B, richiede un continuo allineamento delle informazioni relative ai prodotti, alle disponibilità, ai listini prezzi e agli ordini.

Le soluzioni possibili per l’integrazione di un ecommerce con un sistema ERP sono:

• loosely coupled - integrazione asincrona per siti di vendita B2C e semplici B2B
• tightly coupled - integrazione sincrona (Real-time) per siti B2B altamente integrati
• hybrid scenario - integrazione asincrona per B2B con integrazione parziale con l’ERP

Le esigenze aziendali ed i processi gestionali possono richiedere una soluzione sincrona o asincrona. Di seguito riportiamo le descrizioni delle diverse soluzioni, utili in fase di scelta delle modalità di integrazione con la piattaforma ecommerce.

Scenario loosely coupled

Lo scenario loosely coupled costituisce un' integrazione asincrona tra l’ecommerce e il gestionale. In questa soluzione  l’ecommerce è autonomo ed ha totale controllo dei processi senza avere comunicazione o scambi dati con l’ERP (che non ha logiche particolarmente complesse). Questa è la soluzione più flessibile e si adatta ad ecommerce con elevati volumi di transazioni come ad esempio nei modelli di vendita B2C.

In questo scenario, l’ecommerce è indipendente dall’ERP e questo garantisce il miglior tempo di risposta ai clienti o potenziali in tutti i punti di contatto nel processo di acquisto.

Il caricamento iniziale dei dati master viene effettuato da ERP e viene quindi caricato sull’ecommerce. Questo passaggio di dati può richiedere una sincronia iniziale dei prodotti, delle disponibilità e dei listini tramite caricamento di dati da file oppure tramite web service. In questo caso viene creato un magazzino ad hoc con i prodotti destinati alla vendita online e l’ecommerce è in grado di gestire questa logistica con i propri strumenti e processi.

Dopo il caricamento iniziale non è più necessaria alcuna comunicazione tra ecommerce ed ERP se non per riassortimenti e per caricamento di nuovi lotti. Il processo di acquisto del cliente è gestito esclusivamente dall’ecommerce. L'ordine viene creato sul negozio online che potenzialmente è in grado di gestire tutte le attività successive di fulfilment dell’ordine (come picking, spedizione e fatturazione). Se richiesto, l’ordine può venire parzialmente replicato sull'ERP per finalità fiscali e di reporting.

La piattaforma di ecommerce Rewix è in grado di supportare la soluzione loosely coupled. Rewix  gestisce l’intero ciclo attivo dell’ecommerce e utilizza i processi del ciclo passivo per l’approvvigionamento e per la gestione del catalogo.
Rewix gestisce quindi i processi di:

• Quote to Invoice (ciclo attivo)
• Partner Relation (CRM)
• Requisition to Pay (ciclo passivo)
• Wharehouse Managment (order fulfilment)

del negozio online.

Attraverso le procedure di integrazione previste, il caricamento iniziale prevede

• il caricamento del catalogo iniziale con l’assortimento dei prodotti
• le informazioni di base delle schede prodotto
• il listino prezzi praticato 
• le giacenze, solo in modalità incrementale (in seguito ad approvvigionamento magazzino)

I prodotti sono caricati come prodotti fisici per gestire le informazioni relative a lotti e giacenza. In questa modalità Rewix gestisce la logistica attraverso la sua interfaccia e la gestione del flusso d’ordine è totalmente interna.

Le spedizioni sono gestite da Rewix che integra il sistema del (o dei) corriere (corrieri).

La fattura elettronica in formato XML è emessa da Rewix su di uno o più specifico/i partitario/i e i dati fiscali necessari sono trasferiti all’ERP.

I resi e i missing item determinano la generazione della nota di credito all’interno dell’ecommerce.

Scenario Tightly coupled

All'altro estremo negli scenari di integrazione, c’è quello tightly coupled, noto anche come integrazione con l’ERP sincrona o in tempo reale. In questa soluzione l’e-commerce comunica costantemente e scambia dati regolarmente con l'ERP per verificare le informazioni prima di intraprendere azioni o di confermare cambi di stato. Questo scenario è poco flessibile e non si adatta a modelli di vendita b2c in cui ci siano elevati volumi di transazioni ma è più adatto in modelli di vendita b2b in cui vi è un'elevata dipendenza dall’ERP con una complessa logica di integrazione.

L’integrazione inizia con un caricamento iniziale dei dati dei prodotti e dei clienti per una prima sincronia. Durante il processo di acquisto sono costanti e regolari le chiamate dall’e-commerce all’ERP che richiede costantemente informazioni fondamentali come:

• la disponibilità dei prodotti
• l’allineamento dei listini prezzi applicabili
• le informazioni sui clienti o potenziali come ad esempio i controlli sul credito
• gli ordini e le fatture
• i resi e le note di credito

Una differenza fondamentale è che nella piattaforma e-commerce non viene creato nessun ordine. L'ordine è creato direttamente nell'ERP e questo sfrutta tutte le procedure di gestione ed elaborazione degli ordini previste dal gestionale. La fatturazione e la consegna viene gestita direttamente dall’ERP che fornisce tramite chiamate e sincronia dati tutte le informazioni sui cambi di stato degli ordini. Le fatture sono gestite direttamente dall’ERP che poi li allinea nuovamente nella piattaforma e-commerce.

Con l'integrazione sincrona si ottiene la condivisione delle informazioni in tempo reale tra ERP ed e-commerce e si utilizza la complessa logica aziendale dell’ERP costruita sui processi aziendali consolidati.

La piattaforma e-commerce Rewix è in grado di supportare la soluzione Tightly coupled. Rewix in questa integrazione non gestisce i prodotti e il fulfilment dell’ordine nei processi di logistica e fatturazione. Attraverso le API la sorgente dati alimenta:

• le schede prodotto
• le giacenze virtuali

I prodotti sono caricati come prodotti virtuali, quindi senza una disponibilità effettiva, in un magazzino gestito da Rewix. Le disponibilità sono gestite centralmente dall’ERP. Quando nel negozio online viene generato un ordine, questo viene inviato tramite API al sistema esterno ERP. La gestione dei processi di logistica e fatturazione di Rewix risultano completamente disabilitati. Dall’esterno Rewix riceve le notifiche di cambio stato ordine e riceve i documenti fiscali. Quando viene richiesta la fattura, questa viene generata usando API esterne e il documento viene salvato in Rewix. La nota di credito viene generata dal sistema esterno, che la comunica a Rewix tramite API.

Scenario Hybrid

La soluzione di integrazione hybrid si colloca a metà tra le due soluzioni precedenti demandando parte dei processi all’ecommerce e parte all’ERP. E’ il modello e-commerce più flessibile ed il più comune in molte implementazioni.

L'esperienza di acquisto è sempre gestita nell’e-commerce ma non tutte le informazioni e i processi chiave sono gestiti direttamente da questo strumento.

Dopo il caricamento iniziale dei prodotti in modo asincrono, le disponibilità dei prodotti possono essere gestite dall’ERP o dall’e-commerce e tutte le altre informazioni vengono selettivamente mantenute allineate tra i due sistemi.

Ad esempio tramite chiamate regolari tra l'ERP e l'e-commerce vengono eseguiti allineamenti dei prezzi e delle quantità, ma, d'altra parte, come nel modello flessibile sincrono, l'ordine viene generato direttamente nell'e-commerce e quindi replicato su ERP per la successiva elaborazione con tempi di risposta molto ridotti. 

Per gestire questo scenario occorre scegliere quali processi debbano essere sincroni e quali asincroni. Questo combina la logica di business rigorosa implementata nell’ERP con la gestione rapida e flessibile degli ordini tipica dell’e-commerce. 

La piattaforma e-commerce Rewix è in grado di gestire anche questo soluzione ibrida. Rewix deve essere opportunamente configurato per gestire i prodotti come fisici o virtuali e per selezionare quali processi di fulfilment e di amministrazione demandare all’ERP.

XRoads, il modulo di Rewix per gestire le integrazioni

Per gestire queste diverse soluzioni di integrazioni con l’ERP, Zero11 ha sviluppato XRoads il modulo di ESB (Enterprise Service Bus) middleware di Rewix che gestisce tutte i processi di integrazione con strumenti di terze parti.

XRoads è in grado di effettuare sincronie e scambio di flussi dati integrando le principali fonti dati in maniera automatica.

XRoads è un Java-based enterprise integration middleware (ESB) che è in grado di gestire scambi di dati con web services e flat file (CSV, Excel, DAT) in aree FTP.

XRoads è personalizzabile ed è in grado di gestire operazioni pianificate per garantire la sincronia a due vie di quantità, prezzi ed ordini

XRoads si basa sul framework open source Vert.x

Diverse soluzioni per diverse esigenze di integrazione

In sintesi i possibili scenari di integrazione tra e-commerce ed ERP sono tre:

• asincrono in cui non ci sono integrazioni tra e commerce ed ERP. L’e commerce è in controllo e i processi sono indipendenti dall’ERP
• sincrono in cui l’integrazione è in tempo reale e lo scambio dati è costante. In questo scenario, l’ERP è in controllo dei processi e dei dati, mentre l’e commerce è un mero front end di vendita
• ibrido in cui l’integrazione è parziale con uno scambio dati selettivo. In questo scenario i processi sono distribuiti tra ERP ed e commerce che risultano fortemente interconnessi 

Occorre identificare e disegnare lo scenario più adatto per ogni azienda che sia già dotata di un ERP e desideri iniziare a vendere on line con processi di vendita b2b o b2c.