Newsletter: pulizia delle liste per non finire nello spam

La pulizia delle liste per non finire nello spam è una delle attività più importanti per una corretta gestione delle comunicazioni tramite newsletter.

Queste, infatti, sono il canale tramite cui comunicare ai tuoi clienti o potenziali tali tutto quello che riguarda il tuo business online: le offerte del tuo ecommerce, le novità in shop, le conferme d’ordine e tanto altro.

Spesso però le email spedite non raggiungono il destinatario: il rischio di finire nello spam, oltre a provocare un calo del tasso di apertura delle campagne, può portare a conseguenze molto serie per il tuo business.

Per questo, sapere perché si finisce nello spam e come pulire le liste è il primo passo per gestire al meglio le campagne di email marketing.

Come pulire le liste per non finire nello spam: cosa devi sapere

Oltre a seguire le “best practices” per la configurazione del proprio sistema di invio e nella creazione dei contenuti, uno de segreti per non avere problemi di spam è la cosiddetta “list hygiene”, ossia la pulizia delle liste di invio per affinare il proprio data base di contatti.

Non sono infrequenti i casi in cui Mailup, Mailchimp, Magnews o 4DEM invitino un cliente con liste “non pulite” a trovarsi un nuovo fornitore al fine di tutelare la qualità del servizio erogato a tutti gli altri clienti che utilizzano il sistema di DEM. L’integrità e la reputazione dei server è molto spesso una priorità più per il fornitore che per il cliente.

Le migliori pratiche per la pulizia delle liste sono legate alla rimozione degli “hard bounce”.

Un hard bounce si verifica se:

1. l’ indirizzo email del destinatario non è più attivo o non esiste
2. Il dominio dell’indirizzo email non esiste (ad esempio perché non è stato rinnovato dominio)
3. In caso di un errore di Relay. Questo avviene se il sistema di spedizione utilizzato non è in grado di recapitare la email correttamente al destinatario.
4. L’indirizzo non è valido oppure è scritto in modo non corretto

E’ fondamentale rimuovere gli indirizzi sconosciuti dopo il primo bounce e tutti gli indirizzi non scritti in maniera corretta.

Bisogna utilizzare sistemi di validazione degli indirizzi email che permettano di eliminare gli indirizzi non scritti nel modo corretto. In alcuni casi può essere utile considerare di utilizzare un sistema di list cleaning esterno a pagamento per aiutare ad identificare preventivamente gli indirizzi email potenzialmente affetti da hard bounce.

Una volta eliminati gli “hard bounce” occorre gestire nel modo corretto anche i “soft bounce”.

Un “soft bounce” si verifica quando:

1. Un indirizzo email ha superato le propria capacità di storage (quota massima con problemi di “Mailbox full”)
2. Il contenuto specifico della email spedita è considerato un blocked content. Questo accade quando un messaggio email raggiunge uno spam scoring superiore alla soglia impostata
3. Il server email della email del destinatario è temporaneamente non raggiungibile o non configurato correttamente.

E’ buona noma convertire i soft bounce in hard bounce dopo 5 occorrenze.

Per gestire queste informazioni nel modo corretto e rendere conforme questo processo è necessario che il sistema di invio delle newsletter e delle comunicazioni utilizzato sia in grado di:

• catturare automaticamente i bounce delle email
• sospendere immediatamente la spedizione agli indirizzi affetti da hard bounce
• sospendere gli invii agli indirizzi affetti da soft bounce dopo un numero ragionevole di tentativi di invio.

Occorre evitare assolutamente di spedire email a persone che abbiano deciso di disiscriversi dalla newsletter perché:

• si commette una violazione di quanto previsto dal GDPR
• le comunicazioni possono essere marcate come spam dai destinatari, accrescendo il numero dei complain e pregiudicando così la reputazione del mittente.

Per evitare che questo accada occorre dotarsi di un CRM automatizzato che, memorizzando le scelte del cliente, impedisca immediatamente l’invio di ulteriori comunicazioni ad un destinatario che abbia deciso di sospendere la ricezione delle email.

Inoltre occorre evitare di inviare le proprie email alle cosiddette “spam traps”, indirizzi “civetta” utilizzati da blacklist e ISP per stanare gli spammers. Se un indirizzo utilizzato come spam trap è in una delle liste che vengono utilizzate per spedire e inconsciamente si inviano email a questo account molto probabilmente la reputazione del mittente e la capacità futura di veder consegnate le email a legittimi destinatari sarà compromessa.

Gli indirizzi di sottoscrittori, alla propria newsletter, inattivi devono essere rimossi oppure sollecitati ad una chiamata all’azione (CTA) che evidenzi il persistere del loro interesse per gli argomenti delle comunicazioni inviate.

Occorre cercare di perseguire una o più strategie di “re-engage” degli utenti inattivi tramite campagne ad hoc di riattivazione. Se dopo un numero ragionevole di tentativi di riattivazione del contatto non si hanno riscontri occorre eliminare definitivamente il destinatario dalle liste di invio e considerarlo un contatto perso.

Le pratiche di pulizia delle liste per non finire nello spam vanno effettuate regolarmente e con continuità.

E’ possible ricorrere a servizi e tool che monitorano i complain di spam e monitorano i tassi di apertura delle email.

Ottimizzare il processo di raccolta dati per non finire nello spam

La  migliore pulizia delle liste inizia con l’ottimizzare il processo di raccolta dati. I data base di marketing sono ottenuti spesso da fonti multiple come siti corporate, sistemi di POS, piattaforma ecommerce, social networks e promozioni mobile. Occorre poter consolidare ed ottimizzare le liste per ottimare le strategie di marketing. 

La prima regola è non accettare nella propria lista indirizzi non scritti in maniera corretta in ogni punto della raccolta di destinatari. Alcuni suggeriscono anche di impedire la sottoscrizione alla newsletter da parte di indirizzi tecnici come postmaster@ o abuse@. I sistemi di double opt-in in questo senso sono il miglior esempio di un controllo sulla qualità dei propri destinatari.  Se si acquistano pacchetti di possibili destinatari, occorre assicurarsi che le liste che vengono acquisite da terzi siano profilate e segmentate, suddivise per sorgente. Questo può essere utile per identificare le sorgenti di email invalide o a rischio.

Rispetto del GDPR

Tutto il processo di gestione delle sottoscrizioni, trattamento delle liste dei destinatari e di invio dei messaggi deve essere strettamente conforme con i dettami della normativa GDPR.

Involontariamente il legislatore, con la sua normativa GDPR, sta dando una mano alla rete perché spinge ad un maggior controllo sulla qualità e sulla provenienza delle liste.

Segmentazione delle lista e profilazione

La profilazione, la segmentazione e il targeting dei potenziali e dei clienti sulla base degli interessi e delle preferenze sui prodotti determina risultati migliori. E’ fondamentale profilare i destinatari per fornire i messaggi più interessanti per il target scelto, massimizzando la capacità di interessare la propria audience e di suscitare interesse.

La profilazione può essere fatta monitorando il comportamento, esaminando i dati raccolti e tramite sondaggi. L’invio delle email al giusto target della propria comunicazione ed iniziativa commerciale è la miglior garanzia per un raggiungimento del risultato.

E’ fondamentale raccogliere tutti i feedback e rimuovere immediatamente dalle liste di invio tutti i destinatari che si lamentino nelle modalità previste. Una buona prassi è assicurarsi che i sopradetti siano in grado di aggiornare i propri indirizzi di ricezione delle newsletter tramite pannelli (aree riservate) self service e siano in grado di scegliere gli argomenti, la frequenza di ricezione per cui ricevere newsletter commerciali.

E’ importante identificare una strategia per identificare e segmentare gli iscritti alla newsletter non più attivi. Questa pratica può prevedere differenti frequenze di invio con comunicazioni ad hoc per stimolare un ritorno, creazione di campagne di win-back e se necessario rimuovere questi indirizzi dalla lista in maniera definitiva.

Il sistema di invio email integrato con le funzioni di CRM di Rewix invia ogni giorno 600 mila email ed utilizza tutte migliori pratiche descritte nell’articolo.

Se desideri maggiori informazioni non esitare a contattarci. Saremo felici di darti maggiori informazioni.